Política de Datos

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POLÍTICA DE DATOS

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. Quienes Somos.

TEIKO S.A.S (en adelante TEIKO BIKES), es una compañía colombiana que se especializa en el diseño y la producción de bicicletas de diversos tipos.


  1. Objetivo de los   términos   y   condiciones   del   tratamiento  de información y datos personales de TEIKO BIKES.

Este documento contiene nuestra política de tratamiento de información y datos personales,  y  tiene  como  fin  comunicar  qué  información  recolectamos  en desarrollo de nuestra gestión comercial y para qué finalidades, cómo la usamos, cuándo la compartimos y cómo la protegemos, así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos para ejercerlos.


  1. Principios Generales.

TEIKO BIKES, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen.

Con este propósito todas las actuaciones desarrolladas por TEIKO BIKES se regirán por los principios de la buena fe, la legalidad, la autodeterminación informática, la libertad y la transparencia.

En ese contexto todas las personas que en ejercicio de las diversas actividades, permanentes u ocasionales, incluyendo aquellas de tipo comercial y laboral, suministren o haya suministrado cualquier tipo de información o dato personal a TEIKO BIKES podrán conocerla, actualizarla y/o rectificarla.


  1. Principios específicos.
  • a) Principio de   legalidad   en   materia   de   Tratamiento  de   datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  • b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  • c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
  • d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se  derivan  de  la  naturaleza  de  los  datos  personales,  de  las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

  • g) Principio de  seguridad: La  información  sujeta  a  Tratamiento  por  el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas  que  sean  necesarias  para  otorgar  seguridad  a  los  registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la

  1. Marco Normativo de la Política.
  • Ley 1266 de 2009 «por la cual se dictan las disposiciones generales de habeas data y se regula el manejo de la información contenida en las bases servicios   y   la   proveniente   de   terceros   países   y   se   dictan   otras disposiciones».
  • Ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales».
  • Decreto 1377 de 2012 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

  1. Deberes de TEIKO BIKES como responsable del Tratamiento de Datos Personales.

TEIKO BIKES S.A, cuando actúe como responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  • a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  • k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  • l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares
  • o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. Información y Datos Personales que Obtenemos.
  • Nombres y apellidos.
  • Tipo y número de Identificación (C.C., RUT., NIT.)
  • Dirección (personal y laboral)
  • E-mail (personal o laboral)
  • Teléfonos
  • Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento).

  1. Datos sensibles.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen  racial  o  étnico,  la  orientación  política,  las  convicciones  religiosas  o filosóficas,  la  pertenencia  a  sindicatos,  organizaciones  sociales,  de  derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En desarrollo de su actividad cotidiana y de acuerdo con su objeto social, TEIKO BIKES no recopila, maneja, almacena ni utiliza información que se considere como sensible de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales que regulan la materia.


  1. Tratamiento de datos sensibles.

Se podrá hacer uso de Datos Sensibles cuando:

  • a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  • b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  • c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  • e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares
  1. Autorización del Titular.

TEIKO BIKES S.A requerirá de  una autorización previa e  informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.


  1. Casos en que no es necesaria la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • a) Información requerida  por  una  entidad  pública  o  administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • b) Datos de naturaleza pública;
  • c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
  • d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  • e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.


  1. Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda  proscrito  el  Tratamiento  de  datos  personales  de  niños,  niñas  y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.


  1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, Sitios Web o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La autorización será generada por TEIKO BIKES y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.


  1. Prueba de la autorización.

TEIKO BIKES S. A., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos e idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.


  1. Vigencia del   tratamiento   de   la   información   y    datos personales.

La   información   suministrada   por   los   clientes   y   empleados   permanecerá almacenada en los archivos de TEIKO BIKES hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento   de   las   obligaciones   legales   y/o   contractuales   a   su   cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.


  1. Derechos de los titulares.
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Ser informado, respecto del uso dado a los datos proporcionados.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Revocar la autorización y/o suprimir datos.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

  1. Consultas.

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos.

En consecuencia, TEIKO BIKES garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.


  1. Rectificación y actualización de datos.

TEIKO BIKES S.A tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular,  la  información  de  éste  que  resulte  ser  incompleta  o  inexacta,  de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas.

Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

       En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

       TEIKO BIKES S.A, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.


  1. Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
  3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  4. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Seguridad de la información y medidas de seguridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, TEIKO BIKES, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que estén a su alcance para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


  1. Vigencia del presente Manual.

El presente manual, entra en vigencia a partir del primero (01) de diciembre de 2017.

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